8 Regeln : So werden Meetings effizient

 

Planung ist das halbe Meeting. Mit nur wenig Aufwand im Vorfeld Ihrer Sitzungen sorgen Sie dafür, dass Ihre Treffen nicht ausufern, sondern fokussiert und lösungsorientiert ablaufen.

 

1. Vorbereitung einplanen: So wichtig ein kurzfristig angesetztes Treffen sein mag — niemals auf eine Vorbereitung verzichten und sei sie noch so kurz. Unvorbereitete Spontantreffen kosten Zeit und bringen in der Regel nichts.

 

2. Gut auswählen: Nur Teilnehmer einladen, die für Thema und Ziel des Meetings unverzichtbar sind.

 

3. Ziel festlegen: Warum wird das Treffen einberufen? Was soIl beim Meeting herauskommen? Wichtig: Nicht zu viel vornehmen. Weniger ist oft mehr.

 

4. Erwartungen klar machen: Was brauchen Sie von den Teilnehmern? Wenn Chef und Mitarbeiter von vornherein wissen, was erwartet wird, Iäuft die Runde effektiver ab. Also: Benötigen Sie Informationen, Zustimmung oder Unterstützung?

 

5. Agenda festzurren: Wenn oberstes Ziel und Erwartungen an die Teilnehmer fix sind, ergeben sich die Tagesordnungspunkte (TOP) oft fast von selbst. Dennoch: Kurz und knapp die TOP formulieren (nie länger als eine DIN-A4-Seite) und vorab an die Teilnehmer mailen. Keine Doktorarbeit daraus machen, zehn Minuten Zeit müssen reichen.

 

6. TOP kategorisieren: Jeden Tagesordnungspunkt einzeln kategorisieren: I für Information, M für Meinungsbildung, E für Entscheidung, P für Planung und Organisation. Die Kategorisierung ist das Steuerruder, mit dem Sie als Moderator das Meeting auf dem richtigen Weg halten können.

 

7. Zeitbudget festlegen: Wenn die Teilnehmer nicht wissen, wie lange sie über die einzelnen Punkte debattieren dürfen, debattieren sie immer zu lange. Daher: Punkt für Punkt einen klaren, realistischen Zeitrahmen festlegen. Natürlich werden die Teilnehmer trotzdem überziehen, aber weniger, als sie es ohne Budget täten. Voraussetzung: Sie als Moderator haben selbst den Zeitrahmen im Blick.

 

8. Rückmeldung einfordern: Agenda samt Kategorisierung und Zeitbudgets spätestens drei Tage vor dem Meeting verteilen. So können sich die Teilnehmer vorbereiten und eigene Wünsche äußern.

 

Tipp: Diese Art der Vorbereitung nicht Knall auf Fall einführen. Das provoziert Widerstände. Besser: Die Tellnehmer vorab informieren und dabei klarmachen, dass mit dieser Methode Meetings schneller und effektiver werden — das motiviert.

Quelle:  Matthias Wölkner: So reden Chefs. Handbuch der Führungskommunikation. Deutscher Kommunikationsverlag, AItdorf 2004.